実務モデル / 概算・初回提案
A設計事務所の実務モデル｜図面から概算と提案資料を準備する
初回相談のメモ、受領図面、概算条件が別々に置かれていた状態から、入力条件を先にそろえ、Patto AIで図面読み取り・数量整理・概算資料の下書きを支援する流れへ変える実務モデルです。AIの出力は正式見積にせず、担当者が条件・数量・単価・除外範囲を確認してから顧客説明に使います。
A設計事務所（想定）
A設計事務所は、意匠設計と初期提案を少人数で進める設計事務所を想定しています。相談直後に概算の目安を求められる一方、初回時点では仕様、設備、外構、地盤など未確定の条件が多く、回答の速さと説明の慎重さを両立する必要があります。
架空の設計事務所を想定した実務モデルです。実施時に決める手順と、確認する項目を具体化しています。
何に困っている事務所か
相談メモは担当者の手元、図面はメール添付、過去の概算は共有フォルダにあり、回答を作る前に情報を探して並べ直す必要がありました。急いで金額だけを返すと、含む工事と含まない工事、図面から読めなかった条件、採用した単価の時点が顧客へ伝わりません。担当者の経験だけで補うのではなく、資料不足を見える形にし、人が確認できる概算下書きを短い工程で用意することが課題です。
改善前・改善後で、仕事はどう変わるか
改善前
- ヒアリングメモ、図面、過去見積が別々に保存され、概算作成のたびに担当者が資料を探していた。
- 図面から拾った数量と担当者が仮定した条件の境目が残らず、別の担当者が検算しにくかった。
- 金額表を先に作るため、未確認事項や別途工事の説明が後付けになり、正式見積と誤解されるおそれがあった。
改善後の運用
- 相談後にヒアリングシートと受領資料一覧を一つにまとめ、AIへ渡す前の入力条件をそろえる。
- Patto AIの図面読み取り・数量整理・概算支援を下書きに使い、原図と照合した確認記録を人が残す。
- 概算資料を、前提条件、数量、単価根拠、含む範囲、除外範囲、次回確認事項の順で説明できる形にする。
仕事の流れをこう変える
STEP 1 / 担当：相談担当
相談内容と資料を受け付ける
用途、規模、希望時期、予算の考え方、優先順位、意思決定者をヒアリングシートへ記録し、受領した平面図、配置図、写真などを一覧にする。事実、顧客の希望、担当者の仮定、未確認事項を同じ欄に混ぜない。
残すもの：ヒアリングシート、受領資料一覧、未確認事項リスト
STEP 2 / 担当：案件責任者
AIに渡せる情報を選別する
契約条件と情報管理ルールを確認し、入力できない個人情報や機密情報を除く。図面の版、縮尺、対象範囲を確かめ、読めない資料や不足している図面は無理に補完せず、追加依頼へ回す。
残すもの：入力可否を確認した資料一式、追加資料依頼メモ
STEP 3 / 担当：概算担当
数量と概算項目の下書きを作る
Patto AIを使って図面から読み取れる情報と数量候補を整理し、概算の費目へ並べる。AIが出した名称、数量、計算根拠は確定値として扱わず、元図面の該当箇所へ戻れる状態にする。仕様未確定の項目は金額を断定せず、仮定または別途として残す。
残すもの：数量候補表、概算費目の下書き、図面照合メモ
STEP 4 / 担当：設計担当と見積確認者
人が条件・数量・単価を検算する
対象範囲、単位、重複、拾い漏れを原図と照合する。単価は自社で採用可能な根拠と時点を確認し、AIが示した値をそのまま採用しない。設備、外構、地盤、申請費、設計料など、初回図面だけでは決められない項目を分離する。
残すもの：確認済み数量表、単価根拠表、除外・保留項目一覧
STEP 5 / 担当：案件責任者
概算として顧客へ説明する
資料の表題と本文に概算であること、基準日、前提条件、有効範囲を明記する。金額だけを送らず、未確認事項と次回までに必要な資料を説明し、正式見積や工事費の保証ではないことを確認する。顧客の回答は次版の条件表へ反映する。
残すもの：概算説明資料、顧客への確認事項、次回更新予定
AIは見積の決裁者ではなく、確認できる下書きを作る役割にする
このモデルでPatto AIに任せるのは、資料から情報を読み取り、数量候補と概算項目を並べるところまでです。図面の縮尺や版が違えば数量は変わり、同じ数量でも仕様や地域、時点によって採用できる単価は変わります。そのため、AIが表を作れたことを見積完成の条件にはしません。
担当者は各項目を、原図で確認済み、顧客確認待ち、仮定、対象外のいずれかに分けます。確認待ちを空欄のまま残すのではなく、誰に何を聞くかまで書くと、次回打ち合わせの質問表としても使えます。正式見積へ進む場合は、必要な設計図書と条件がそろった段階で別の承認工程を通します。
- 数量は元図面のページや図面番号へ戻って確認する
- 単価は自社の採用根拠と基準日を記録する
- 概算、正式見積、設計料の見積を同じ表題にしない
速さは、AIの処理時間ではなく相談から説明できる状態までで測る
処理が数分で終わっても、資料を探す時間や検算のやり直しが増えれば業務改善とはいえません。受付から顧客へ説明できる下書きが整うまでを一件として計り、資料不足による停止時間は別に記録します。そうすると、AIの速度ではなく、ヒアリングや資料整理を含む業務全体のどこが詰まっているかを判断できます。
最初は完了済み案件の匿名化資料で流れを試し、既存の概算と比べます。拾えなかった項目、余計に拾った項目、確認に時間がかかった項目を記録してから対象案件を広げます。このモデルには実測値や改善率を置いていません。導入判断はA設計事務所自身の同条件比較で行う想定です。
顧客へ渡す資料は前提と次の行動までを一組にする
概算資料には、用途、規模、図面版、基準日、含む工事、含まない工事、未確認事項を先に置きます。内訳の後には、追加で受け取りたい資料と、次回いつ更新するかを記載します。これにより、数字だけが独り歩きすることを防ぎ、顧客も何を決めれば精度が上がるかを理解できます。
AIが作った文章や表を顧客へそのまま送る運用にはしません。案件責任者が説明できない項目は一度保留に戻し、確認者の氏名と確認日を記録します。出力の見栄えより、後から条件変更を追えることを優先します。
始める前に確認すること
- 入力する図面や相談情報について、契約・個人情報・機密情報の取扱条件を確認したか。
- AIが示した数量を原図へ戻って確認し、確認済みと未確認を分けたか。
- 採用単価の出典、基準日、適用条件を人が確認したか。
- 概算に含む範囲、除外範囲、未確認事項を金額と一緒に説明したか。
- 正式見積、法適合、工事費をAI出力だけで保証する表現になっていないか。
改善を確かめる指標
導入前後で同じ条件の案件を記録して比較します。以下は計測する項目で、導入効果の実測値ではありません。
- 概算下書き準備時間（分／件）
- 相談受付時刻から、条件・数量・除外範囲を確認者へ渡せる初稿がそろうまでの実作業時間。資料待ち時間は分けて記録する。改善率は未測定。
- 数量・条件の訂正件数（件／案件）
- AIの下書き後、人の原図照合で修正した数量、単位、対象範囲、仮定の件数。ゼロを目標にせず、見落としの種類も残す。改善率は未測定。
- 顧客への追加確認件数（件／案件）
- 概算説明前に顧客へ確認が必要になった用途、仕様、設備、外構、予算条件などの件数。早期に見つけられたかを確認する指標で、改善率は未測定。
自社の業務に合わせて考える
まずは1つの案件で、そろえる情報・確認する担当者・次の対応を決めて試してみましょう。