実務モデル / 図面・記録の引継ぎ
C設計事務所の実務モデル｜図面の最新版と打ち合わせの変更点を引き継ぐ
図面ファイル、打ち合わせ記録、顧客への確認事項が複数の保存場所へ散らばった状態から、フォルダを図面原本、ツナギーの案件を現在地と対応履歴の入口として分担する実務モデルです。CAD・BIMとの自動同期や専用の図面版管理機能を前提にせず、命名規則、変更台帳、確認待ち、承認、顧客連絡を分けて担当変更に備えます。
C設計事務所（想定）
C設計事務所は、案件の途中で担当者の応援や交代があり、意匠、構造、設備、顧客の間で複数の図面と記録を扱う設計事務所を想定しています。図面そのものは既存の共有フォルダで管理し、ツナギーには案件の状態、資料への参照、決定事項、次の行動を記録します。
架空の設計事務所を想定した実務モデルです。実施時に決める手順と、確認する項目を具体化しています。
何に困っている事務所か
作業中図面、外部へ送った図面、受領図面が同じフォルダに入り、最新版という名前のファイルが複数ありました。打ち合わせ記録には変更要望が書かれていても、どの図面へ反映したか、誰が確認したか、顧客へいつ送ったかはメールを探さないと分かりません。専用の図面管理機能がなくても、原本の置き場と判断の記録を分け、後任者が誤った版を使わずに次の作業へ入れるようにすることが課題です。
改善前・改善後で、仕事はどう変わるか
改善前
- 図面ファイル名が担当者ごとに異なり、作業中、確認用、発行済みの区別を開いて確認していた。
- 打ち合わせの変更要望は議事録、メール、手書きメモに分かれ、図面への反映状況と承認者がつながっていなかった。
- 担当変更時はフォルダ一式を渡して口頭説明し、後任者が旧版を開いたり顧客への未回答を見落としたりしていた。
改善後の運用
- 共有フォルダを図面原本の正本とし、案件番号、図面番号、版、日付、状態を含む命名規則で識別する。
- 変更要求を台帳へ一件ずつ登録し、確認待ち、承認、図面反映、顧客連絡を別の状態として記録する。
- ツナギーの案件には正本フォルダの所在、直近の決定、未決事項、次アクション、対応履歴を残し、引継ぎの入口にする。
仕事の流れをこう変える
STEP 1 / 担当：図面管理担当
図面原本の置き場と命名規則を決める
案件ごとに共有フォルダの正本位置を一つ決め、受領、作業中、確認用、発行済み、旧版の置き場を分ける。ファイル名には案件番号、図面番号、版、日付を同じ順で付ける。元のファイル名が必要な受領資料は、原名と管理名の対応表を残す。
残すもの：正本フォルダ、命名規則、原名・管理名対応表
STEP 2 / 担当：打ち合わせ担当
変更要求を一件ずつ台帳へ登録する
顧客や協力先から変更要望を受けたら、対象図面、要望内容、理由、依頼日、確認先、回答期限を変更台帳へ記録する。議事録に書いただけで完了にせず、採用、保留、却下、追加確認の状態を決める。
残すもの：変更台帳、確認先、回答期限
STEP 3 / 担当：作図担当と確認者
図面へ反映し、別の担当者が差分を確認する
作図担当は採用された変更だけを作業版へ反映し、版を更新する。確認者は変更台帳と新旧図を照合し、依頼箇所以外への影響、関連図面、注記を確認する。差し戻しは履歴から消さず、理由と再確認日を残す。
残すもの：更新図面、差分確認記録、差し戻し記録
STEP 4 / 担当：案件責任者
承認と顧客連絡を分けて記録する
社内または契約上必要な確認が終わった時点を承認として記録し、その後に顧客へ送った日時、送付した版、送付方法、受領確認を記録する。図面を保存しただけで顧客連絡済みにしない。未送付と確認待ちを区別する。
残すもの：承認記録、発行記録、顧客への送付・受領履歴
STEP 5 / 担当：案件担当
ツナギーの案件へ現在地をまとめる
ツナギーの案件には、共有フォルダの正本位置、現在の発行版、直近の決定事項、確認待ち、次アクションと期限を記録する。図面ファイルを二重に正本管理するのではなく、詳細図面はフォルダ、案件の判断と行動は案件メモ・対応履歴という分担にする。
残すもの：案件要約、正本への参照、次アクション、対応履歴
STEP 6 / 担当：旧担当と新担当
後任者が正本と未決事項を説明する
引継ぎ時は、新担当がツナギーの案件から正本フォルダを開き、現在の発行版、次に反映する変更、顧客回答待ち、次回期限を説明する。説明できない点は台帳へ戻って確認し、引継ぎ完了と新しい担当者を記録する。
残すもの：引継ぎ確認表、新担当、更新した次アクション
図面原本と案件メモの役割を分け、二つの最新版を作らない
このモデルでは、CADやBIMのデータ、PDF図面、外部からの受領資料は共有フォルダを正本にします。ツナギーへ図面を複製して版を自動同期する運用や、専用の図面版管理機能があるという前提は置きません。ツナギーの案件には、正本の所在と、いま判断に使う版、次に誰が何をするかを記録します。
同じファイルを複数の場所で更新すると、どちらが正しいかを再び人が判断することになります。フォルダに図面、案件に判断と行動を置く分担を決め、案件メモから正本へ戻れる状態にします。リンクやパスが変わったときの更新担当も決めておきます。
- 共有フォルダ：図面、受領資料、発行済みPDF、旧版
- 変更台帳：変更理由、対象図面、採否、確認、反映、発行
- ツナギー案件：現在地、正本の所在、未決事項、次アクション、対応履歴
変更、承認、発行、受領は同じ完了にまとめない
図面を直した時点では、確認や顧客連絡が終わったとは限りません。変更要求を受けた、採用を決めた、作図へ反映した、確認者が承認した、顧客へ発行した、顧客が受領した、という出来事を分けます。これにより、最新版の図面があるのに顧客へ送られていない、といった停滞を見つけられます。
保留や却下も消さずに理由を残します。同じ要望が再度出たとき、過去に何を検討したかを確認できるからです。口頭で決まった内容は、確認者と日付を付けて記録し、必要に応じて相手へ確認文を送ります。議事録だけを図面変更の承認記録にしない運用が必要です。
引継ぎはファイル数ではなく、次の作業に入れるまでを測る
フォルダを渡しただけでは、後任者が現在の発行版、未反映の要望、顧客への約束を理解したか分かりません。引継ぎでは、後任者が正本を開き、現在地と次の行動を説明します。旧担当しか答えられない質問を記録すれば、案件要約や変更台帳に不足している項目が見えます。
このモデルには、引継ぎ時間が何割減るといった数値を置いていません。C設計事務所で実施する場合は、同じ規模の案件で正本特定にかかった時間、引継ぎ後の追加確認、誤った版を開いた件数を記録して判断します。CAD・BIMの自動同期や専用版管理が必要になった場合は、別の製品要件として切り分けます。
始める前に確認すること
- 図面原本の正本場所を一つに決め、ツナギー側と二重管理していないか。
- ファイル名から案件、図面番号、版、日付、状態を識別できるか。
- 変更要求、採否、図面反映、確認、発行、顧客受領を別の記録として追えるか。
- 案件メモから正本フォルダ、現在の発行版、未決事項、次アクションへ到達できるか。
- CAD・BIM自動同期や図面版管理専用機能を、確認なしにツナギーの機能として説明していないか。
改善を確かめる指標
導入前後で同じ条件の案件を記録して比較します。以下は計測する項目で、導入効果の実測値ではありません。
- 正本特定時間（分／回）
- 担当者が案件記録を開いてから、現在の発行版とその確認記録を示せるまでの時間。検索だけでなく版の確認時間を含め、改善率は未測定。
- 引継ぎ後の追加確認件数（件／案件）
- 引継ぎ完了後、後任者が旧担当へ追加で確認した図面版、変更理由、承認、顧客への約束の件数。改善率は未測定。
- 版・連絡状態の不一致件数（件／月）
- 案件記録の発行版とフォルダの発行済み図面が一致しない、または顧客連絡済みの記録がない状態を月次点検で見つけた件数。改善率は未測定。
自社の業務に合わせて考える
まずは1つの案件で、そろえる情報・確認する担当者・次の対応を決めて試してみましょう。