MDMとは？設計事務所の社用スマホ・タブレットの紛失対策

MDMは「失くした端末を遠隔で止める」ための管理の仕組み

MDM（Mobile Device Management：モバイル端末管理）は、会社が配るスマホやタブレットを一括で管理し、紛失や盗難のときに遠隔でロックやデータ消去ができるようにする仕組みです。総務省の「テレワークセキュリティガイドライン（第5版）」は、スマートフォンは持ち歩く頻度が高く紛失や盗難の可能性が高いことから、MDMなどを導入してデータの暗号化や遠隔でのデータ消去などの対策をとることが重要だとしています。

設計事務所のスマホやタブレットには、現場調査で撮った住宅内部の写真、施主の連絡先、図面のPDF、打合せのメモが入っています。端末一台を失くすことは、間取りと住所と氏名がまとめて外へ出る可能性があるということです。本記事では、MDMで何ができて何ができないか、導入前に決めること、紛失したときの手順をまとめます。

MDMでできること・できないこと

総務省のガイドラインは、MDMの機能として、有事の際の遠隔でのデータやアカウントの初期化、ログイン時のパスワード認証の強制、ハードディスクの暗号化などを挙げ、遠隔から端末の位置情報を把握できるようにしておくことも重要だとしています。スマートフォンでは、通信事業者が提供するMDMを利用して遠隔初期化ができる例も示されています。

MDMは端末の管理の仕組みであり、アカウントの乗っ取りは防げません。端末を止めても、その端末で使っていたメールやクラウドのパスワードが漏れていれば別の端末から入られます。紛失時にはパスワードと多要素認証の見直しも同時に行います。

設計事務所の端末に入っている情報を書き出す

導入前に、どの端末に何が入るかを書き出します。管理の強さを決める根拠になります。

IPAの「5分でできる！情報セキュリティ自社診断」にも、重要情報が記載された書類や電子媒体を持ち出すときに盗難や紛失の対策をしているかを問う項目があります。MDMで守れないUSBメモリやメモリーカードは、別のルールで管理します。

導入前に決める五つのルール

1. 対象端末：会社が配るスマホとタブレットをすべて対象にする。私物端末を業務に使うかどうかもここで決める。
2. 必須の設定：画面ロック、端末の暗号化、OSの自動更新、紛失時の遠隔ロックと遠隔初期化。
3. 写真とデータの置き場所：現場写真は端末に貯めず、決めた案件フォルダへ当日中に移す。移した後に端末から消すかどうかを決める。
4. 位置情報の扱い：位置の確認は紛失時に限るなど、従業員に目的と使う場面を説明する。
5. 紛失時の連絡：誰に、どの手段で、何分以内に連絡するか。休日の連絡先も含める。

位置情報や利用状況を会社が見られる仕組みは、従業員の受け止め方に影響します。導入の目的が「紛失時の情報保護」であることを書面で伝え、必要な範囲だけ使います。

私物スマホを業務に使う場合

少人数の事務所では、私物のスマホで業務メールや施主とのやり取りをしていることがあります。IPAの自社診断には、個人所有の情報機器を業務で利用する場合のセキュリティ対策を明確にしているかを問う項目があります。

私物端末を使う場合は、次の点を本人と合意しておきます。

• 業務用のアプリやアカウントだけを管理する方法が使えるか、端末全体を管理するのかを確認する。
• 退職時や機種変更時に、業務用のデータとアカウントをどう消すか。
• 紛失時に事務所へ連絡する義務と、事務所が行う操作の範囲。
• 施主とのやり取りを私物のメッセージアプリだけで完結させないこと。合意事項は業務の記録へ残す。

私物端末の管理が難しい場合は、業務に必要な台数だけ社用端末を配るほうが、管理と説明の負担が小さくなることもあります。

紛失・盗難に気づいたときの手順

手順5の書き出しは、後の判断の材料になります。何が入っていたか分からないと、施主への説明も、報告の要否の判断もできません。日ごろから「端末に何を残してよいか」を決めておくことが、紛失時の負担を減らします。

記入例：タブレットT-03、現場調査の帰りに紛失の可能性。10時40分に担当Cから連絡。10時45分に遠隔ロック。端末内には改修案件S-021の既存写真42枚と既存図PDF。写真は前日に案件フォルダへ移動済み。11時30分に遠隔初期化を実施し、関連アカウントのパスワードを変更。

月に一度の点検

よくある質問

端末が5台程度でもMDMは必要ですか

台数よりも、端末に入っている情報で判断します。施主の住宅の写真や個人情報を持ち歩くなら、紛失時に遠隔で止める手段を用意しておく価値があります。通信事業者のサービスや、OSに備わる管理機能も比較の候補です。

遠隔初期化をすると写真が消えてしまいます

だからこそ、写真を当日中に案件フォルダへ移す運用を先に決めます。端末を唯一の保管場所にしないことが前提です。

ノートPCも同じように管理できますか

製品によってはPCも管理の対象にできます。PCの紛失対策としては、ディスクの暗号化と、ログイン時の認証も合わせて確認します。

出典・参考

• 総務省「テレワークセキュリティガイドライン（第5版）」
• 総務省「テレワークにおけるセキュリティ確保」（ガイドラインとチェックリストの掲載ページ）
• IPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」第4.0版（付録3 5分でできる！情報セキュリティ自社診断）

端末の分類表、導入前のルール、紛失時の手順は、上記の資料をもとに設計事務所向けに整理した運用例です。MDMの機能は製品や契約により異なるため、提供元の最新情報で確認してください。

関連記事

• パスワード管理はどうする？設計事務所で使い回しを止める方法
• 二段階認証はどこから設定する？設計事務所の多要素認証の手順
• 設計事務所のオンライン打ち合わせはどう準備する？資料共有の手順