設計事務所の業務改善指標｜測る項目と見直し方

業務改善を始めると、削減時間、案件数、売上、残業、修正回数など多くの数字を集めたくなります。しかし、目的と定義が違う数字を一つの表に並べても、次の行動は決まりません。記録のための入力が増え、現場が測定をやめることもあります。

設計事務所の改善指標は、成績表ではなく、仕事の詰まりや変化を見つける道具です。改善したい場面を一つ選び、結果、途中経過、負担の三種類を組み合わせます。

最初に改善目的を行動で書く

「生産性向上」だけでは、何を変えるか判断できません。「施主打合せ後の決定事項を翌営業日までに担当者へ渡す」「提出前レビューで前提変更を見つける」のように、対象、望む状態、時点を書きます。

目的を決めたら、悪化させたくないものも置きます。たとえば議事録作成時間を短くしても、確認漏れや訂正が増えれば改善とは言えません。速度と品質を対にします。

三種類の指標を一つずつ選ぶ

結果だけでは問題に気づくのが遅く、過程だけでは成果につながったか分かりません。負担を見ないと、入力作業を別の残業として増やします。最初は合計三から五項目に絞ります。

指標定義書を作る

同じ「遅延」でも、社内締切を過ぎた時点か、対外提出を過ぎた時点かで値が変わります。指標ごとに次を記載します。

• 指標名と改善目的
• 対象となる案件・工程・成果物
• 数え方と単位
• 開始・終了とみなす時点
• 記録者と記録場所
• 集計頻度と確認者
• 除外条件と欠損時の扱い
• 値を見て行う判断
• 定義の版と適用日

単位を「件」「時間」「営業日」「案件あたり」まで書きます。分母が変わる割合は、割合だけでなく分子と分母も残します。

指標定義の記入例

指標名：レビュー確認待ち時間。目的：提出前の確認停滞を減らす。対象：基本設計と実施設計の社内レビュー。開始：作成者が対象版、確認項目、期限をそろえて確認依頼へ変更した日時。終了：確認者が確認結果を記録した日時。単位：営業時間。記録元：指摘台帳の状態履歴。除外：依頼後に前提変更で取り下げたもの。集計：月次で中央値と長期滞留件数を確認。判断：滞留案件の役割、依頼状態、節目競合を調べる。定義版K-03、10月1日適用。

平均だけでは一部の長期滞留に引っ張られるため、案件数、中央値、一定期間を超えた件数など目的に合う見方を選びます。一定期間の値は自社の工程に合わせて決めます。

現在値は短期間で測る

改善前の基準値がなければ、変化を比較できません。ただし過去資料を何年分も遡って集計する必要はありません。まず直近の数案件や数週間で、定義どおりに記録できるかを確かめます。

過去データの定義が違う場合は、無理に同じ系列へ混ぜません。「旧定義」「試行期間」「正式運用」を区別します。欠損値をゼロとして扱うと、実績がないのか未記録なのか分からなくなります。

改善策と確認日を結び付ける

指標を眺めるだけでなく、変更内容、対象、開始日、期待する変化、確認日を記録します。一度に複数のツールや手順を変えると、どの変更が影響したか判断しにくくなります。

設計事務所の業務フローで変える工程を特定すると、全社の数字ではなく対象場面に近い指標を選べます。

数字が悪化したときの読み方

数値が悪化しても、すぐ担当者の努力不足と判断しません。案件数、難度、工程段階、前提変更、記録方法の変更を確認します。記録が定着した結果、以前は見えていなかった問題が表れた可能性もあります。

次の順で読みます。

1. 定義と記録方法が変わっていないか
2. 欠損や重複がないか
3. 対象案件の構成が違わないか
4. 個別案件で何が起きたか
5. 改善策と関係する変化か
6. 継続、修正、停止のどれにするか

少数案件の割合だけで全社方針を変えず、元記録へ戻って背景を確認します。

時間指標を扱う注意

工数や確認待ちを測るときは、労働時間の管理と業務改善の分析を混同しません。労働時間の把握は法令や就業規則に関わるため、厚生労働省の最新情報や専門家へ確認します。改善用データで実際の労働時間記録を置き換えません。

設計事務所の工数管理と結び付ける場合、個人の優劣ではなく、工程別の偏り、確認待ち、前提変更による手戻りを見ます。入力を細かくしすぎず、目的に必要な粒度を選びます。

AIや自動化を測る場合

AI導入では「使った回数」を成果としない方がよいでしょう。対象作業の所要時間、訂正件数、人の確認時間、情報入力の可否判断、利用停止が必要だった事例を組み合わせます。設計事務所のDXは何から始める？のように、小さな対象で試します。

自動化前後で作業範囲が変わった場合は比較条件を記載します。AIの下書き時間だけ短くても、確認と修正が増えれば全体負担は減っていません。精度を一つの点数へまとめず、見落としと過剰な候補を分けます。

月次レビューの進め方

月次ではグラフを説明する時間より、次の判断に時間を使います。定義変更の有無、目標と現状、特に外れた案件、現場の負担、次月に変える一つを確認します。

議事録には、数値、読み方、根拠となる案件、決めた変更、担当、期限、次回確認日を残します。「引き続き注視」で終えず、データを追加するのか、手順を変えるのか、指標を止めるのかを選びます。

指標をやめる条件

指標は増やすだけでなく、目的を終えた、行動につながらない、取得負担が大きい、他の指標と重複する場合に停止します。停止日と理由を記録し、過去データの意味が変わらないよう定義書を保存します。

改善後も監視が必要なら、毎週から四半期へ頻度を下げるなど、負担を調整します。入力する人へ利用結果が返らない指標は形骸化しやすいため、判断と変更を共有します。

失敗を防ぐ具体策

よくある質問

KPIはいくつ設定すればよいですか

固定の正解はありません。最初は一つの改善目的に対し、結果、過程、負担を各一つ程度から試します。

目標値は他社平均に合わせますか

案件構成や定義が違う数字をそのまま使いません。自社の現在値と業務上必要な状態から決め、定義を明示します。

データが欠けた月はゼロにしますか

ゼロと未記録は分けます。欠損理由を記録し、比較可能かを判断します。

個人別の工数を公開しますか

目的、閲覧範囲、評価への利用、労務管理との関係を先に決めます。業務改善では個人比較より工程の詰まりを優先します。

改善効果が見えない場合はどうしますか

定義、期間、対象、実施状況、負担を確認し、改善策の修正、測定継続、停止を判断します。都合のよい指標へ後から差し替えません。

一次資料で確認できること

• デジタル庁「デジタル・ガバメント推進標準ガイドライン 実践ガイドブック」：現状把握、指標、実施、評価、見直しを含む業務改革の進め方を示しています。
• 厚生労働省「労働時間の適正な把握方法について教えて下さい」：始業・終業時刻の確認・記録と、客観的記録を基礎とする労働時間把握の原則を説明しています。

上記は業務改革、自動化、労働時間を確認する一次資料です。本記事の三種類の指標、定義書、月次レビュー、停止条件は、設計事務所の改善を継続するための実務提案です。

デジタル庁の資料は政府の業務改革・情報システム管理を対象とする参考資料です。設計事務所の業務量表や標準手順は本記事の独自提案であり、同庁の設計業務向け標準や効果保証を意味しません。

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