設計事務所の業務フロー｜手戻り箇所の見つけ方

業務フローは理想の手順ではなく実際の受渡しを描く

社内マニュアルには「ヒアリング、設計、確認、提出」と書かれていても、実際には不足資料を探し、別の担当へ聞き直し、古い図面を差し替え、所長の確認を待つことがあります。理想の箱だけを並べると、手戻りと滞留の原因は見えません。

業務フローの目的は、誰が、何を入力に、どの判断を行い、何を次へ渡すかを可視化することです。ソフトを導入する前に現状を描き、作業時間と待ち時間、正規の手順と現場の迂回を分けます。

対象範囲を一文で決める

「設計業務全体」は広すぎます。開始と終了が観察できる単位に絞ります。

開始時の入力と終了時の成果物を定義すると、どこから観察し、何を改善するかが決まります。隣接工程の問題が見つかった場合は記録し、今回の対象と混ぜません。

フローの一箱に入れる六項目

箱同士の矢印には「渡す情報」を書きます。単に窓口から設計へ矢印を引くのではなく、案件基本票、原資料リンク、未確認事項表を渡すと明記します。

現状フローを作る手順

1. 完了済み案件を一件選ぶ

記憶に頼らず、メール、ファイル更新履歴、会議記録が追える案件を選びます。問題が大きかった案件だけでなく、比較的順調な案件も見ると、違いを確認できます。

2. 起きた順に事実を並べる

理想の役割ではなく、実際に誰がメールを受け、どのファイルを作り、誰の回答を待ったかを書きます。「通常はこうする」という説明と実際の記録が違う場合は両方残します。

3. 作業と判断を分ける

「資料を確認する」の中に、ファイルを開く作業と、受任できるか判断する仕事が混ざっています。判断には基準、決定者、根拠が必要です。判断が特定の人に集中している箇所は別記します。

4. 時間と期間を記録する

実作業に要した時間と、開始から次へ渡るまでの期間を分けます。30分の確認が回答待ちで数日止まる場合、作業の自動化だけでは納期は縮まりません。

5. 差戻しと迂回を赤で足す

図面版違いで作り直した、担当者が不在で別の人を探した、メール添付を再ダウンロードしたなど、通常フローから戻る矢印を描きます。個人を責めるのではなく、入力、判断基準、保存先、役割のどこが不明だったかを記録します。

初回相談の記入例

この表から、測量図の不足そのものより、資料受領表が設計担当へ渡っていないこと、正本リンクがないことが手戻り原因だと分かる場合があります。

手戻りを五つに分類する

同じ差戻しでも原因が違います。「担当者の注意不足」で閉じず、前工程で予防できるかを見ます。専門判断が必要な例外まで一律化せず、誰へ相談するかを標準化します。

滞留を見つける三つの印

待ち先が書かれていない

「確認中」のまま、顧客、行政、協力者、社内責任者の誰を待っているか分からない状態です。依頼日、回答希望日、再確認日を置きます。

同じ情報を複数回入力している

顧客名、所在地、面積、図面版などをメール、案件票、見積書、提案資料へ転記している箇所です。正本を決め、参照または安全な連携で再入力を減らします。

一人の承認箱に複数ルートが集まる

所長や専門者へ判断が集中し、前提資料が不ぞろいなまま届く状態です。承認前の確認項目、予約日、代理できる準備作業を決めます。

改善案は原因と対にする

いきなりシステムを入れず、書式や受渡しを一か所変え、同じ種類の案件で比較します。設計事務所DXの最初の進め方にあるように、作業時間だけでなく、待ち時間、手戻り、再入力、確認漏れを対で見ます。

将来フローを描くときの注意

現状の箱をそのままデジタル化すると、不要な転記や承認も残ります。将来フローでは、処理をなくせるか、前へ移せるか、まとめられるか、自動化できるかの順で検討します。自動化する場合も、例外、停止条件、確認者、元資料へ戻る経路を残します。

AIで議事録を分類するなら、入力可能な情報と確認者を決めます。図面や顧客資料の扱いは設計事務所のAI情報管理を確認し、推測で案件条件を補う処理は採用しません。

フローを運用へ戻す

作成した図を共有フォルダに置くだけでは改善しません。変更した欄、担当、開始日、試す案件、確認日を決めます。現場が旧手順へ戻った場合は、守らない人を探すより、入力負担、例外、権限、成果物の使い道を確認します。

月次では、最も多い差戻し、最も長い待ち、最も多い再入力を一つずつ確認します。改善後に別の場所へ負担が移っていないかも見ます。フローの更新日と変更理由を記録し、古い版を手順として使わないようにします。

失敗を防ぐ具体策

よくある質問

フローチャート専用ソフトは必要ですか

最初は付箋、表計算、ホワイトボードでも作れます。図の美しさより、入力、判断、出力、待ち、戻りを関係者が修正できることが重要です。

何件の案件を調べればよいですか

一件で仮説を作り、順調な案件と手戻りがあった案件を追加して共通点を確認します。件数より、証拠となるメール・版・日時を追えることを優先します。

例外が多く標準化できません

結論ではなく、例外を判定する質問、相談先、記録方法を標準化できます。専門判断そのものを一律の手順へ押し込みません。

作業時間を聞くと担当者が警戒しませんか

目的、閲覧範囲、利用方法を説明し、人事評価ではなく滞留と手戻りの改善に使います。記録負担も測り、必要以上に細かくしません。

改善効果はいつ判断しますか

同種案件で変更前後を比べられる期間を決めます。時間だけでなく、差戻し、探索、再入力、確認漏れが増えていないかを確認します。

一次資料で確認できること

• デジタル庁「標準ガイドライン実践ガイドブック」：業務フローの可視化、処理時間と経過期間の区別、滞留箇所の把握を説明しています。
• 国土交通省「建築分野におけるBIMの標準ワークフローとその活用方策に関するガイドライン（第3版）」：建築生産を段階と担い手で整理し、情報共有とプロセス間の受渡しを扱っています。

上記は業務分析と建築プロセスを捉える一次資料です。本記事の六項目、手戻り五分類、改善表は、設計事務所の日常業務を観察するための実務提案です。法定手続、契約上の役割、専門判断は個別条件に従ってください。

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